Warenströme steuern zählt als Kernfunktion eines Warenwirtschaftssystems. Der Überblick über Mengen und Produkte vereinfacht viele weitere betriebliche Abläufe. Vorausgesetzt, die Daten sind gut gepflegt.
HOF direkt: Welche Funktionen sind erforderlich, um den Weg der Produkte im Betrieb nachvollziehen zu können?
Nicole Hofmeister: Die Kernfunktionen sind das Wareneingangssystem und der Warenausgang. Im Wareneingang werden alle Produkte erfasst, z. B. Erntemengen oder Produkte aus der hofeigenen Verarbeitung. In das System fließen ebenso Zukaufprodukte ein, deren Einkauf und Bestellung können darüber abgewickelt werden. Was den Betrieb verlässt, wird über den Warenausgang erfasst, etwa Produkte, die an Wiederverkäufer geliefert werden, aber auch der Verkauf an Endkunden. Die dritte wichtige Funktion ist die Erfassung des Lagerbestands. Über das sogenannte Meldewesen können Betriebsleiter auf einen Klick beispielsweise abrufen, wie viel Fruchtaufstrich einer bestimmten Sorte noch vorrätig ist. Erfasst werden auch Produkte, die nur kurz im Lager liegen, etwa wie viel Spargel im Kühlhaus steht – wichtig z. B., um eventuelle Nachlieferungen an die Verkaufsstände zu organisieren. Manche Programme schlagen sogar Alarm, wenn von einem Produkt eine vorher bestimmte Stückzahl unterschritten wird.
HOFdirekt: Wie erleichtert die Warenwirtschaft die Abläufe im Betrieb?
Nicole Hofmeister: Gerade im Bereich Verkauf bietet eine Warenwirtschaft viele Anwendungen. Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnwesen, Gutschriften und Storno – all das lässt sich mit der Warenwirtschaft zentral steuern. Vor allem die Bestellbearbeitung wird mit einem Warenwirtschaftssystem sehr viel übersichtlicher und planbarer. Telefonische Bestellungen oder solche per Mail laufen im System zusammen. Die Vorteile zeigen sich insbesondere in Verbindung mit einem Onlineshop. (Darum geht es in der kommenden Ausgabe, Anm. d. Red.). Eine Warenwirtschaft erleichtert außerdem die Beschickung verschiedener Verkaufsstellen, etwa von Verkaufsständen. Ein weiterer Nutzen ist die Analyse und Auswertung der Verkäufe. Welche Produkte wurden wann verkauft? Welcher Verkaufsstand brachte den meisten Absatz? Über die so genannte Durchbedienbarkeit lässt sich die Verkaufsleistung jedes einzelnen Verkäufers ermitteln.
HOFdirekt: Welche weiteren Funktionen sind sinnvoll?
Nicole Hofmeister: Wertvolle Informationen bietet die Kundenverwaltung. Sie gibt einen Überblick über die Kundenstruktur oder die Kundenanzahl. Einige Warenwirtschaftssysteme haben beispielsweise ein B2B-Tool, in dem Wiederverkäufer mit eigenen Preisen und Gebindegrößen hinterlegt werden können. Befinden sich auch Endkunden im System, können diese gezielt angeschrieben werden: „Montag startet auf unserem Feld am Werler Kamp die Erdbeer-Selbstpflücke“. Die Artikelverwaltung bündelt alle Informationen zum jeweiligen Produkt: Gewicht, Verpackungsgrößen, den Steuersatz, aber auch Zutaten oder Rezepturen. Anhand dieser Informationen können beispielsweise Etiketten direkt aus der WaWi gedruckt werden. Gibt es einen Onlineshop und ist dieser mit der Warenwirtschaft verbunden, fließen die Produktdaten direkt in den Shop.
HOFdirekt: Was sind die größten Vorteile eines Warenwirtschaftssystems?
Nicole Hofmeister: Der größte Pluspunkt ist die Zeitersparnis. Angebote, Rechnungen, Warenbereitstellung erfolgen zentral an einer Stelle. Der zweite Vorteil ist die Transparenz. Auf Knopfdruck erhalten Betriebsleiter Überblick über Produkte, Bestände, Verkäufe. Aus den Verkäufen lässt sich beispielsweise Optimierungsbedarf ableiten. Was sind die Penner im Sortiment? Passt der Preis?
HOFdirekt: Wie lassen sich die Vorteile am besten nutzen?
Nicole Hofmeister: Das Programm ist nur so gut wie die Menschen, die es bedienen. Deshalb muss das System zum Betrieb passen. Anhand der Vielzahl der Funktionen muss zunächst klar sein: „Was brauche ich wirklich, was hätte ich gern“? Da viele Programme modular aufgebaut sind, kann man erst mal mit einem Modul anfangen und sich langsam ins System einarbeiten. Auch die persönlichen Vorlieben spielen eine Rolle. Gefällt einem die Benutzeroberfläche? Lässt sie sich intuitiv bedienen? Davon hängt ab, wie gut die Daten eingegeben und gepflegt werden und davon wiederum wie sehr einen die Warenwirtschaft entlasten kann. Wer mit einem entsprechenden Programm startet, muss zunächst sehr viel Zeit in die Eingabe der Daten investieren. Sprechen Sie mit den Anbietern, nutzen Sie Demoversionen und testendie Programme aus (siehe Kasten „Anbieter Warenwirtschaft“). Der Aufwand lohnt sich.
HOFdirekt: Viele Betriebe nutzen schon Programme, z. B. eine Kassensoftware. Was ist in diesen Fällen zu bedenken?
Nicole Hofmeister: Die Kasse bzw. Waage sollte auf jeden Fall eine Anbindung an die Warenwirtschaft haben. Wenn es keine vorbereitete Schnittstelle gibt, sollten Sie eine solche programmieren lassen, auch wenn es zusätzliche Kosten verursacht. Wenn keine Verbindung möglich ist, kann ein kompatibles Programm die bessere Wahl sein. Die Abläufe sind einfacher, wenn alles in einer Software zusammenläuft. Das gilt übrigens auch für den Onlineshop. Gibt es noch keine Software im Betrieb oder soll diese ohnehin ausgetauscht werden? Viele WaWi bieten die Kassen/Waagen-Funktion oder den Onlineshop auch als eigenes Modul an
