Natürlich freut sich jeder Mitarbeiter, wenn Sie sein Gehalt erhöhen. Allerdings gehen damit fast immer höhere Lohnsteuern und Beiträge zur Renten- oder Krankenversicherung einher – sowohl für Sie als Arbeitgeber als auch für Ihre Mitarbeiter. Glücklicherweise gibt es auch steuerfreie Leistungen oder solche, für die der Fiskus nur eine Pauschale verlangt. Wir stellen Ihnen in dieser und der nächsten Ausgabe insgesamt zwölf Beispiele vor.
Zuschläge oder Prämie
Laut Gesetz haben Ihre Mitarbeiter nicht automatisch Anspruch auf einen höheren Lohn für zusätzliche Schichten an Wochenenden oder Feiertagen. Dennoch können Sie den Einsatz mit einem freiwilligen Zuschlag honorieren. Halten Sie einige Bedingungen ein, sind diese Zuschläge lohnsteuer- und sozialabgabenfrei (Übersicht). Ob Steuern oder Abgaben fällig werden, hängt vom regulären Brutto-Stundenlohn ab. Dieser darf für die Lohnsteuerfreiheit 50 €/Stunde nicht überschreiten. Für die Sozialversicherungsfreiheit sind es maximal 25 €/Stunde. Dabei handelt es sich um den Lohn, der den Mitarbeitern pro Stunde für die „normale“ Arbeitszeit zusteht, ohne Extraschichten, aber inklusive steuerfreier Beiträge für eine Direktversicherung, Pensionskasse oder Pensionsfonds. Für den Teil des Lohns, der 50 € (brutto) übersteigt, fallen Lohnsteuer und Sozialabgaben an. Übersteigt er 25 €, ist er steuerfrei, aber sozialversicherungspflichtig. Sie müssen die zusätzlichen Schichten an Wochenenden oder Feiertagen mit Datum und Uhrzeiten genau dokumentieren. Verwenden Sie dazu beispielsweise Stundenzettel, Stempelkarten oder Schichtpläne. Zahlen Sie Zuschläge, ohne dass Ihr Mitarbeiter in den begünstigten Zeiten gearbeitet hat, unterliegen diese der Steuerpflicht. Die Zuschläge sind nur für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit steuer- und sozialversicherungsfrei. Bei der Nachtarbeit gilt im Übrigen eine Besonderheit: Hier haben Sie die Pflicht zur Gewährung eines Zuschlags oder müssen bezahlte freie Tage als Ausgleich zur Nachtarbeit anbieten. Im Gegensatz zu Sonn- und Feiertagen gibt es hier eine Pflicht zur Kompensation (§ 6 Abs. 5 ArbZG). Hinweis: Da die Zuschläge ebenso sozialversicherungsfrei sind, bleiben sie im Hinblick auf die Entgeltgrenze bei Minijobbern unberücksichtigt.
Sie können Ihren Mitarbeitern aber auch im Rahmen der sogenannten Inflationsausgleichsprämie mehr Geld zukommen lassen. Bis zum 31. Dezember 2024 dürfen Sie Ihren Mitarbeitern noch diese Prämie in Höhe von bis zu insgesamt 3 000 € steuer- und sozialversicherungsfrei zahlen. Sie können das Geld auch in mehreren Teilbeträgen auszahlen. Damit der Betrag als steuerfreie Prämie anerkannt wird, sollten Sie deutlich machen, dass der Betrag im Zusammenhang mit der Preissteigerung bzw. Inflation steht. Sie müssen die Zahlung im Lohnkonto ausweisen und zusätzlich zum vereinbarten Arbeitslohn zahlen, Sie dürfen mit dem Geld zum Beispiel kein vertraglich vereinbartes Weihnachtsgeld ersetzen. Die gezahlte Prämie können Sie als Betriebsausgabe steuermindernd geltend machen.
Altersvorsorge verbessern
Sie können Ihrem Mitarbeiter auch eine betriebliche Altersvorsorge anbieten und den Aufbau einer Zusatzrente ermöglichen. Das wird in der Praxis von vielen Betrieben genutzt. Dabei gibt es drei Modelle:
Arbeitgeberfinanziert: Sie als Chef übernehmen die Beitragszahlungen.
Arbeitnehmerfinanziert: Ihre Mitarbeiter können selbst einen Teil ihres Bruttogehaltes für die Altersvorsorge einsetzen, das ist die sogenannte Entgeltumwandlung. Der Beitrag wird dann vom Bruttolohn des Mitarbeiters abgezogen. Es gibt auch Arbeitnehmer, die gar nicht monatlich einen Betrag einzahlen, sondern beispielsweise das Weihnachtsgeld als Entgeltumwandlung einzahlen.
Mischung: Hierbei handelt es sich um eine Kombination aus arbeitgeberfinanzierter Altersvorsorge und Entgeltumwandlung.
In 2024 sind Zahlungen von bis zu 602 € monatlich bzw. 7 252 € jährlich steuerfrei. Zahlt Ihr Mitarbeiter bis zu 302 € monatlich bzw. 3 626 €/Jahr in die betriebliche Altersvorsorge ein, fallen zudem keine Sozialversicherungsbeiträge an. Durch die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit entgeht Ihr Mitarbeiter den Abzügen beim Ansparen und spart sozusagen direkt vom Bruttogehalt und nicht wie in anderen privaten Altersvorsorgen, in denen der Beitrag vom Nettogehalt gezahlt wird. In Fällen der Entgeltumwandlung sind Sie aber als Arbeitgeber verpflichtet, 15 % als Zuschuss in die betriebliche Altersvorsorge einzuzahlen, da Sie durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsabgaben sparen. Diese sollen Sie sozusagen Ihrem Mitarbeiter als Zahlung in die betriebliche Altersvorsorge zukommen lassen. Der Pflichtzuschuss gilt nur, wenn Sie tatsächlich Sozialversicherungsabgaben sparen.
Wohnraum anbieten
Bieten Sie Ihrem Mitarbeiter eine Wohnung oder ein Haus in der Nähe des Hofs an, beachten Sie Folgendes:
Stellen Sie Ihren Mitarbeitern verbilligt Wohnraum zur Verfügung, kann der geldwerte Vorteil seit 2020 lohnsteuerfrei sein. Seit dem 1. Januar 2021 ist dieser auch beitragsfrei in der Sozialversicherung. Das gilt nur, wenn Ihr Mitarbeiter mindestens zwei Drittel der ortsüblichen Miete zahlt und der Nettoquadratmeterpreis nicht mehr als 25 € beträgt. Haben Sie eine geringere Miete vereinbart, ist die Differenz zwischen der ortsüblichen und Ihrer Miete zu versteuern.
Vermieten Sie Ihrem Mitarbeiter beispielsweise ein möbliertes Zimmer oder nehmen Sie ihn in Ihrem eigenen Haushalt auf und hat er keine eigene Wohnung, legt der Fiskus den jährlichen Wert anhand des amtlichen Sachbezugswerts fest. Sie finden diesen Wert in der sogenannten „Sachbezugsentgeltverordnung“. Er ist unabhängig von der Größe des Wohnraums und richtet sich nach dem Alter und der Anzahl der Personen, die dort wohnen. Gleiches gilt, wenn Sie Ihren Mitarbeiter in Ihrem eigenen Haushalt aufnehmen und er keine eigene abgeschlossene Wohnung hat.
Darlehen gewähren
Bieten Sie Ihrem Mitarbeiter einen Kredit an und haben die Laufzeit, Verzinsung, Tilgung und Sicherheiten vertraglich vereinbart, liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Es handelt sich um ein „echtes“ Darlehen. Schließen Sie keine vertragliche Vereinbarung (Darlehensvertrag) ab, laufen Sie Gefahr, dass die Kreditsumme in einer Betriebsprüfung dennoch als Arbeitslohn eingestuft wird. Infolgedessen würde die Summe steuer- und beitragspflichtig werden. Wenn Sie zwar alle Konditionen festgelegt haben, aber auf die Rückzahlung verzichten, entsteht ein geldwerter Vorteil. Somit handelt es sich um eine Steigerung des steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohns. Gewähren Sie Ihrem Mitarbeiter günstigere Zinskonditionen, entsteht ebenfalls ein geldwerter Vorteil. Diese Zinsersparnis können Sie als Sachbezug bewerten. In diesem Fall gilt jedoch die monatliche Freigrenze von 50 € für Sachbezüge. Beachten Sie dann, dass Sie die Freigrenze von 50 € nicht bereits für andere Sachbezüge ausgeschöpft haben sollten.
Haben Sie im Vertrag einen marktüblichen Zinssatz vereinbart, Ihrem Mitarbeiter jedoch die Zinsen ganz oder teilweise erstattet, handelt es sich um eine Geldleistung, auf die Lohnsteuer und Sozialabgaben anfallen.
Tipp: Ein Kredit in Höhe von maximal 2 600 € ist unproblematisch. Dabei ist die Höhe zum Ende der Lohnabrechnungszeitraumes entscheidend. Der Betrag von 2 600 € ist eine Freigrenze und kein Freibetrag. Beispiel: Sie geben einem Mitarbeiter einen Kredit von 2 601 €. Dann kalkuliert das Finanzamt den Vorteil anhand der vollen Summe, in diesem Fall 2 601 €. Bei einem Kredit von maximal 2 600 € gehen Sie hingegen steuerfrei aus und können niedrigere Zinsen oder keine Zinsen festlegen. Mehrere Darlehen werden im Übrigen zusammen gezählt.
Fortbildung zahlen
Schicken Sie Ihre Mitarbeiter zu Schulungen, sind die Ausgaben nur von der Lohnsteuer und den Abgaben befreit, wenn die Fortbildung im Interesse Ihres Betriebes ist (Finanzgericht Münster, Az. 13 K 3218/13 L). Sie können Ihrem Mitarbeiter zum Beispiel einen Motorsägenkurs finanzieren. Gleiches gilt für Führerscheinprüfungen der Klassen T oder C, wenn Ihr Mitarbeiter diese hauptsächlich für Ihren Betrieb benötigt. Immer bedeutender wird auch ein Deutsch-Sprachkurs zur langfristigen Arbeitskraftgewinnung aus dem Ausland. Auch hier dürfen Sie die Ausgaben selbstverständlich steuermindernd als Betriebsausgaben ansetzen.
Betreuungskosten übernehmen
Gern gesehen ist es bei Mitarbeitern auch, wenn Arbeitgeber für nicht schulpflichtige Kinder steuer- und abgabenfreie Zuschüsse für Kindergärten oder ähnliche Einrichtungen gewähren. Die Obergrenze für den Zuschuss liegt in den tatsächlich anfallenden Kosten. Überzahlungen sind steuer- und sozialversicherungspflichtig. Die Betreuung des Kindes im eigenen Haushalt ist nicht begünstigt. Außerdem ist es nicht erlaubt, den Lohn in einen Zuschuss umzuwandeln. Um die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit zu erhalten, muss es sich um einen Zuschuss handeln, der zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn hinzukommt.
