Webshop und Warenwirtschaft

Der Webshop ist vorhanden, eine Warenwirtschaft soll hinzu, auf anderen Betrieben ist es umgekehrt und wieder andere suchen noch nach beiden Anwendungen. In jedem Fall sollten Warenwirtschaft und Webshop in einem System zusammenlaufen oder über eine Schnittstelle miteinander verknüpft sein. Sind die Systeme getrennt, müssen viele Daten beispielsweise über eine Excel-Liste oder sogar händisch importiert werden. Das ist fehleranfällig und kostet viel Zeit.
Zunächst verbinden die meisten mit einem Webshop vermutlich Bestellung und Versand, so wie bei Amazon. Über den Webshop gehen aber auch Bestellungen für Liefertouren oder Abholung ein. Außerdem richtet sich der Webshop nicht nur an Endkunden. Auch die Bestellungen von gewerblichen Kunden, wie Wiederverkäufern, können darüber erfasst werden. Die Bestellungen laufen also in einem System zusammen, was die Bestellbearbeitung erleichtert und für einen besseren Überblick über die Warenströme sorgt. In der Übersicht ist eine Auswahl weiterer Funktionen aufgeführt. Hier müssen die Betriebe schauen, welche Features ihr Betrieb benötigt und danach das passende System auswählen. Wie es in der Praxis funktioniert, zeigen unsere Beispiele.

Alle Bestellungen im Blick

„Am besten gefällt mir an unserem Onlineshop, dass die Bestell- und Rechnungsdaten direkt in die Warenwirtschaft einfließen“, sagt Tino Ryll. Der 41-jährige Agraringenieur nutzt trademate. Die Software des Anbieters onrooby fügt Warenwirtschaft und Onlineshop zusammen. Letzterer ist gleichzeitig die Webseite des Betriebes. In einem eigenen Bereich erhalten die Nutzer Informationen zum Betrieb, zur Wirtschaftsweise und den Köpfen dahinter (siehe Betriebsspiegel). Tino Ryll verwaltet über die Warenwirtschaft die Geschäfte mit Wiederverkäufern. Lieferscheine und Rechnungen werden direkt im System erfasst.

Schon vorher hatte der Brandenburger einen Onlineshop. Rechnungen usw. wurden aber über eine externe Buchhaltungssoftware abgewickelt. Das war sehr aufwendig und fehleranfällig, weil die Daten händisch übertragen werden mussten. Seit 2019 nutzt er trademate und schätzt daran die einfache Bedienung, die vielen Kennzahlen, die er über die Warenwirtschaft ziehen kann, und die Benutzerfreundlichkeit für die Kunden und für ihn als Anbieter. Aber es geht nicht nur um Funktionalität. Den Ausschlag für trademate gab vor allem die schnelle Hilfe und die Kommunikation mit dem Anbieter: „Wir sprechen die gleiche Sprache.“

Produktkategorien einrichten

Im Onlineshop vom Fläminger Genussland sind rund 130 Produkte in sieben Kategorien hinterlegt. Zur Anzahl Kategorien oder Anzahl Produkte in einer Kategorie gibt es keine Faustzahlen, aber: „Kategorien erleichtern dem Kunden die Suche“, so Sascha Quindt von trademate. Sie gliedern das Angebot und machen es damit übersichtlicher. Die Strukturierung von Produkten in Kategorien richtet sich nach Art und Anzahl der Produkte. Es macht keinen guten Eindruck, wenn in einer Kategorie nur ein oder zwei Produkte sind. In diesem Fall ist es besser, die Kategorien weiter zu fassen. Bei nur zwei Sorten Apfelsaft im Sortiment kommen diese etwa in die Kategorie Getränke. Je nach Angebot geht es auch ohne Shopkategorien. Diese sind kein Muss.

Über jede Bestellung erhält der Online-Vermarkter eine E-Mail aufs Handy. Die Kunden bekommen ihre Bestellbestätigung ebenfalls per E-Mail. Diese generiert das Programm automatisch, ebenso wie Rechnung und Lieferschein. Auf Basis des Lieferscheins werden die Pakete gepackt. Jedem Paket wird die Rechnung beigelegt, auch wenn der Kunde via PayPal bezahlt hat. Der Webshop bietet verschiedene Bezahlmöglichkeiten: bar bei Abholung in Reinsdorf, auf Rechnung oder vorab per PayPal. Die Kunden können sich registrieren oder als Gast bestellen. Ein Vorteil der Registrierung für den Kunden: Er braucht nicht jedes Mal seine Daten einzugeben. Über die Registrierung können sich Shopbetreiber eine Kundendatei aufbauen und diese – die entsprechende Einwilligung der Kunden vorausgesetzt – beispielsweise per Newsletter gezielt ansprechen, etwa zu neuen Produkten, Rabatten oder Events. Noch nutzt der Direktvermarkter diese Möglichkeiten nicht. Die Bestellmöglichkeit als Gast, das heißt, die Daten des Kunden werden nur für den jeweiligen Bestellvorgang erfasst, will Tino Ryll aber auf jeden Fall ebenso wie den Kauf auf Rechnung weiter anbieten. Sascha Quindt bestärkt ihn darin: „Das schafft Vertrauen und stärkt die Kundenbindung.“

Täglicher Versand

Hochsaison im Onlineshop ist im November und Dezember. Dann gehen 30 bis 40 Bestellungen pro Tag ein. In den Sommermonaten sind es manchmal nur drei bis vier am Tag. Aber egal, wie viele Bestellungen eingehen, sie werden alle am selben Tag gepackt. Das „Logistikzentrum“ ist der alte Wohnzimmertisch, der mitten im Produktlager steht. Ölflaschen, Tüten mit den Saaten oder Leberwurstgläser sind nur eine Armlänge entfernt. Tino Ryll versendet seine Pakete mit Hermes. Dieser Anbieter berechnet das Porto nach Größe des Pakets, nicht nach Gewicht. „Das kommt uns entgegen, weil wir viel schwere Glasware versenden.“ Allerdings bietet trademate bisher nur eine Schnittstelle zu DHL, sodass der Direktvermarkter die Versanddaten händisch auf der Hermes-Seite eingeben muss, um die Versandetiketten auszudrucken. Eine solche Schnittstelle soll nun für den Fläminger-Genussland-Shop programmiert werden. Tino Ryll verspricht auf seiner Shopsite eine Lieferung innerhalb von zwei bis drei Tagen. Um das zu gewährleisten, bringt er die Pakete persönlich jeden Abend bis 17 Uhr in den Paketshop. Der Versandkostenanteil für eine Bestellung beträgt 6,95 €. Aber die meisten Kunden bestellen Waren im Wert von mindestens 50 €, denn „ab 50 € liefern wir versandkostenfrei.“

Ein neues Produkt einzupflegen, dauert keine fünf Minuten“, sagt der Landwirt. Das Backend, also die Eingabeoberfläche für den Betreiber, ist bei trademate so angelegt, dass der Nutzer auf einen Blick sieht, welche Angaben erforderlich sind. Erster Schritt: im Artikelverzeichnis einen neuen Artikel anlegen, Bild hochladen, Texte hinzufügen, das Produkt dem erforderlichen Shop und/oder Kategorie/n zuweisen und Produktmerkmale vergeben. Dazu gehören beispielsweise die Nährwertkennzeichnung, aber auch Informationen wie vegan oder vegetarisch. Dadurch können Kunden beispielsweise gezielt nach veganen Erzeugnissen suchen.