Datenschutz für Gästedaten

Vermutlich werden diese Bestimmungen noch eine ganze Weile Bestand haben. Von allen Gästen müssen die Kontaktdaten mit dem Zeitraum des Aufenthalts abgefragt werden. Sie können hierzu Listen auf den Tischen auslegen, in die sich die Gäste selbstständig eintragen. Natürlich unterliegen diese Daten dem Datenschutz. Die Landwirtschaftskammer Rheinland-Pfalz hat die Bestimmungen zusammengefasst:

• Der Gast muss umfassend über Sinn und Zweck der Datenerfassung und deren Verwendung bis hin zum Beschwerderecht informiert werden. Diese Informationen können für alle Gäste sichtbar ausgehängt werden oder auch auf dem Datenblatt der individuellen Erfassung erfolgen. Eine Bestätigung, dass der Kunde/Gast die Informationen zur Kennnis genommen hat, ist nicht erforderlich. Auf der Internetseite des Datenschutzbeauftragten für Rheinland-Pfalz finden sich zahlreiche weitere Informationen sowie ein Muster für eine Einwilligungserklärung. 

• Pro Gast ist ein Datenblatt erforderlich – das offene Auslegen von Gäste-Listen ist   untersagt. Die Gästezettel müssen in einem verschließbaren Schrank o.ä. aufbewahrt werden. Unbefugte dürfen keinen Zugang haben.

• Eine digitale Erfassung der Gästedaten beispielsweise über „darfichrein“ oder „e-guest“ ist  ebenfalls zulässig. Die Datenerfassung erfolgt über QR-Codes, die auf den Tischen angebracht sind. Vor allem bei sehr hohen Gästezahlen kann dies den Umgang mit der Datenflut erleichtern.  Allerdings sollten Nutzer bei einer Datenschutzüberprüfung Fragen zur Funktionsweise und Datenspeicherung beantworten können.

• Erhobene Daten werden im Bedarfsfall nur vom Gesundheitsamt angefordert.

•  Alle Gästedaten sind jeweils vier Wochen nach dem Besuch im Restaurant, Hofcafe  etc. endgültig zu löschen. Bei Papierunterlagen sind diese in einem Aktenvernichter zu schreddern (Sicherheitsstufe P3) - bloßes Zerreißen ist nicht datenschutzkonform. Eektronische Daten dürfen nicht wiederhegstellt werden können. Das Verschieben  der Gästedaten in den Papierkorb reicht nicht aus.

• Erfassen, Aufbewahren und Schreddern sind zusätzlicher Aufwand für die Betriebe. Dennoch empfiehlt es sich, die Datenerfassung „nach Vorschrift“ zu organisieren. Dann können Betriebsleiter einer möglichen Datenschutzüberprüfung gelassen entgegensehen.