Gemäß „Kassengesetz“ ist dem Finanzamt der Einsatz oder die Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems (Kassensystems) mitzuteilen. Es dürfen nur noch Registrierkassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) verwendet werden. Der Verstoß dagegen ist bußgeldbewehrt. Diese grundsätzliche Verpflichtung gilt zwar schon seit 2019 war aber ausgesetzt. Die Daten sollen elektronsich übermittelt werden, doch dafür gab es keine technische Lösung. Inzwischen liegen die rechtlichen und technischen Möglichkeiten vor und stehen ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung. Steuerpflichtige können die Daten über „Mein ELSTER“; bei anderer Software über die ERiC-Schnittelle an ihr zuständiges Finanzamt senden. Mitzuteilen sind:
- Name des Steuerpflichtigen,
- Steuernummer
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Anzahl,
- Seriennummer,
- Datum der Anschaffung,
- oder Datum der Außerbetriebnahme
Meldung innerhalb eines Monats
- Die Mitteilung über vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Kassensystemen muss bis zum 31. Juli 2025 erfolgen.
- Für ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Kassensystemen gilt eine Mitteilungspflicht innerhalb eines Monats nach Anschaffung. Dies betrifft ebenso ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene elektronische Kassensysteme. Bei der Mitteilung der Außerbetriebnahme ist vorher die Anschaffung mitzuteilen.
- Elektronische Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und sich nicht mehr im Betrieb befinden, sind nur mitzuteilen, wenn vorher eine Meldung der Anschaffung des elektronischen Kassensystems erfolgt ist. Das dürfte so gut wie nie der Fall sein.
- Bei jeder Meldung sind auf Wunsch der Finanzverwaltung stets alle elektronischen Kassensysteme einer Betriebsstätte zu übermitteln.
- Die Meldepflichten sowie die dazugehörigen Fristen gelten auch für gemietete oder geleaste elektronische Kassensysteme.
- Die Mitteilungsverpflichtung liegt beim Kassennutzer – nicht beim Kassenhersteller oder -fachhändler.
Daten schon mal beschaffen
Die Mitteilungspflicht beginnt zwar erst am 1. Januar 2025 mit einer Frist von sechs Monaten. Trotzdem sollten Kassennutzer jetzt schon beim Kassenhersteller bzw. -verkäufer/-verleiher die benötigten Daten abfragen. Dabei lässt sich auch klären, ob der Anbieter die Meldung mittels Software unterstützt. Bei Fragen zur Mitteilungspflicht, kann auch das Steuerberatungsbüro weiterhelfen.
Offene Ladenkassen fallen nicht unter die Meldepflicht
