Bei Foto- oder Videoaufnahmen von Mitarbeitern im betrieblichen Kontext handelt es sich um personenbezogene Daten. Daher sind Sie als Arbeitgeber dazu angehalten, Fotos Ihrer Mitarbeiter nur unter Einhaltung strenger datenschutzrechtlicher Voraussetzungen zu veröffentlichen. Es gilt laut Art. 6 Datenschutz-Grundverordnung das Prinzip des Verbots mit Erlaubnisvorbehalt. Das heißt, Sie benötigen grundsätzlich vor der Veröffentlichung eine Einwilligung. Diese muss schriftlich und vor allem freiwillig erfolgen.
Weiter ist ein Hinweis erforderlich, wo und in welchem Kontext die Aufnahmen veröffentlicht werden (Webseite, Facebook, Flyer usw.). Der Mitarbeiter muss außerdem darüber informiert werden, dass ihm bei Nichteinwilligung keine negativen Konsequenzen drohen und er seine Zustimmung jederzeit widerrufen kann. Und in genau diesem letzten Teil liegt für Sie als Unternehmer das Problem: Sobald Ihr Mitarbeiter von seinem Widerrufsrecht Gebrauch macht, müssen Sie sein Bild aus Ihren Werbematerialien oder von der Webseite entfernen. Ein Umstand, der gerade dann teuer wird, wenn die Flyer frisch gedruckt sind und das Fotoshooting nicht nur zeit-, sondern auch kostenintensiv war.
Daher ist es ratsam, mit seinen Mitarbeitern vorab eine sogenannte Mitarbeiter-Verpflichtung, eine Art Komparsen-/Modellvertrag, abzuschließen. Wie bei Arbeitsverträgen üblich, kommt er auf freiwilliger Basis und losgelöst von eventuell anderen Arbeitsverträgen zustande. Die Verpflichtung sollte folgende Punkte beinhalten:
- Ort, Dauer, Beginn und Ende der Aufnahmen.
- Für welchen Zweck bzw. für welche Materialien werden die Aufnahmen genutzt?
- Etwaig gezahlte Vergütung.
- Lassen Sie sich die Verwertungs- und Nutzungsrechte für die Aufnahmen erteilen.
